AI VIRTUELE RECEPTIONIST
AI VIRTUELE RECEPTIONIST VOOR BEDRIJVEN
Laat AI uw telefoon professioneel beantwoorden, vragen afhandelen en bellers naar de juiste bestemming helpen.
AI VIRTUELE RECEPTIONIST VOOR BEDRIJVEN
Laat AI uw telefoon professioneel beantwoorden, vragen afhandelen en bellers naar de juiste bestemming helpen.
Een AI Virtuele Receptionist kan het eerste telefonische contact verzorgen, begrijpen waarvoor iemand belt en op basis daarvan informatie geven, gegevens verzamelen of het gesprek doorzetten.
ATTComputer helpt bedrijven AI te combineren met zakelijke telefonie en automatisering. Zo verbetert u de bereikbaarheid en vermindert u terugkerende receptiewerkzaamheden.
✓ Professionele telefonische ontvangst
✓ Natuurlijke gesprekken met AI
✓ 24/7 inzetbaar waar gewenst
✓ Doorverbinden naar medewerkers & afdelingen
✓ Integraties met agenda, CRM en bedrijfsprocessen
WAT IS EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST?
Een digitale receptionist die met bellers kan praten
WAT IS EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST?
Een digitale receptionist die met bellers kan praten
Een traditionele telefooncentrale werkt vaak met vaste keuzemenu’s.
Een AI Virtuele Receptionist kan een beller in natuurlijke taal vragen waarmee hij geholpen wil worden.
Bijvoorbeeld:
AI:
“Goedemiddag, welkom bij [Bedrijfsnaam]. Waarmee kan ik u helpen?”
Beller:
“Ik wil graag iemand spreken over een offerte.”
De AI begrijpt waarvoor de klant belt en kan vervolgens de afgesproken actie uitvoeren.
Bijvoorbeeld:
“Natuurlijk. Ik verbind u door met verkoop.”
HOE WERKT EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST?
Van gesproken vraag naar de juiste actie
HOE WERKT EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST?
Van gesproken vraag naar de juiste actie
Een AI Virtuele Receptionist combineert spraak-AI met uw telefonieomgeving en bedrijfsinformatie.
Klant belt uw bedrijfsnummer
↓
AI neemt het gesprek aan
↓
Beller vertelt waarvoor hij belt
↓
AI interpreteert de vraag
↓
Bedrijfsinformatie of regels worden geraadpleegd
↓
AI bepaalt de juiste vervolgstap
↓
Informatie geven / gegevens verzamelen / doorverbinden / vervolgactie starten
De exacte mogelijkheden hangen af van de gekozen telefonie-, AI- en integratieoplossing.
WAT IS EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST?
Een digitale receptionist die met bellers kan praten
WAT IS EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST?
Een digitale receptionist die met bellers kan praten
Een traditionele telefooncentrale werkt vaak met vaste keuzemenu’s.
Een AI Virtuele Receptionist kan een beller in natuurlijke taal vragen waarmee hij geholpen wil worden.
Bijvoorbeeld:
AI:
“Goedemiddag, welkom bij [Bedrijfsnaam]. Waarmee kan ik u helpen?”
Beller:
“Ik wil graag iemand spreken over een offerte.”
De AI begrijpt waarvoor de klant belt en kan vervolgens de afgesproken actie uitvoeren.
Bijvoorbeeld:
“Natuurlijk. Ik verbind u door met verkoop.”
HOE WERKT EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST?
Van gesproken vraag naar de juiste actie
HOE WERKT EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST?
Van gesproken vraag naar de juiste actie
Een AI Virtuele Receptionist combineert spraak-AI met uw telefonieomgeving en bedrijfsinformatie.
Klant belt uw bedrijfsnummer
↓
AI neemt het gesprek aan
↓
Beller vertelt waarvoor hij belt
↓
AI interpreteert de vraag
↓
Bedrijfsinformatie of regels worden geraadpleegd
↓
AI bepaalt de juiste vervolgstap
↓
Informatie geven / gegevens verzamelen / doorverbinden / vervolgactie starten
De exacte mogelijkheden hangen af van de gekozen telefonie-, AI- en integratieoplossing.
AUTOMATISCH DOORVERBINDEN
Laat AI de juiste afdeling herkennen. Een van de belangrijkste toepassingen van een AI Virtuele Receptionist is intelligente gespreksroutering. De AI kan doorverbinden naar bijvoorbeeld:
Verkoop
Nieuwe klanten, offertes en commerciële vragen.
Support
Technische ondersteuning en storingen.
Administratie
Facturen en financiële vragen.
Planning
Afspraken en planning.
Receptie
Overige vragen waarvoor persoonlijke ondersteuning nodig is.
WAAROM EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST?
Verbeter uw telefonische bereikbaarheid
Veel inkomende gesprekken beginnen met eenvoudige of terugkerende vragen.
Bijvoorbeeld:
“Zijn jullie vandaag open?”
“Kan ik iemand van administratie spreken?”
“Ik wil een afspraak maken.”
“Kan ik iemand van support spreken?”
Een AI Virtuele Receptionist kan deze gesprekken zelfstandig afhandelen of de beller direct naar de juiste medewerker sturen.
AUTOMATISCH DOORVERBINDEN
Laat AI de juiste afdeling herkennen. Een van de belangrijkste toepassingen van een AI Virtuele Receptionist is intelligente gespreksroutering. De AI kan doorverbinden naar bijvoorbeeld:
NATUURLIJK TELEFONEREN MET AI
Bellers kunnen gewoon vertellen waarmee ze geholpen willen worden
Met moderne voice-AI hoeft een klant geen vaste woorden of keuzemenu’s te gebruiken.
Bijvoorbeeld:
“Ik wil graag verkoop spreken.”
“Kan ik iemand spreken over een offerte?”
“Ik heb een vraag over jullie dienstverlening.”
De AI probeert de bedoeling van het gesprek te herkennen en kiest vervolgens de juiste vervolgstap.
VEELGESTELDE VRAGEN TELEFONISCH BEANTWOORDEN
Niet iedere beller hoeft te worden doorverbonden
Een AI Virtuele Receptionist kan veelvoorkomende vragen zelfstandig beantwoorden.
Bijvoorbeeld:
“Wat zijn jullie openingstijden?”
“Wat is jullie adres?”
“Welke diensten leveren jullie?”
“Zijn jullie maandag geopend?”
Wanneer betrouwbare informatie beschikbaar is, kan de AI direct antwoord geven.
AFSPRAKEN MAKEN MET EEN AI RECEPTIONIST
Van telefoongesprek naar een geplande afspraak
AFSPRAKEN MAKEN MET EEN AI RECEPTIONIST
Van telefoongesprek naar een geplande afspraak
Een beller kan bijvoorbeeld zeggen:
“Ik wil graag een kennismakingsgesprek plannen.”
Afhankelijk van de agenda- of boekingsintegratie kan de AI informatie verzamelen en het afspraakproces ondersteunen.
Bijvoorbeeld:
Naam
Bedrijfsnaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Onderwerp
Gewenste afspraak
Waar technisch ondersteund kan de AI beschikbare momenten raadplegen en een afspraak registreren.
AI VIRTUELE RECEPTIONIST & BEDRIJFSKENNIS
Laat AI antwoorden met goedgekeurde bedrijfsinformatie
Afhankelijk van de implementatie kan een AI receptionist gebruikmaken van bijvoorbeeld:
- website-informatie;
- openingstijden;
- vestigingen;
- diensten;
- productinformatie;
- veelgestelde vragen;
- procedures;
- goedgekeurde kennisbronnen.
We bepalen vooraf welke informatie de AI mag gebruiken.
TERUGBELVERZOEKEN
Leg de aanvraag vast wanneer niemand beschikbaar is
Wanneer de juiste medewerker niet beschikbaar is, kan de AI een terugbelverzoek registreren.
Bijvoorbeeld:
Naam
Bedrijf
Telefoonnummer
Reden van bellen
Gewenste medewerker of afdeling
De informatie kan vervolgens naar de juiste medewerker of workflow worden gestuurd.
24/7 AI RECEPTIONIST
Telefonische bereikbaarheid buiten kantooruren
Voor organisaties met internationale klanten, veel inkomende gesprekken of activiteiten buiten reguliere werktijden kan een 24/7 AI receptionist interessant zijn.
Welke functies daadwerkelijk buiten kantooruren beschikbaar zijn, bepalen we vooraf.
AI VIRTUELE RECEPTIONIST BUITEN OPENINGSTIJDEN
De informatie kan vervolgens naar de juiste medewerker of workflow worden gestuurd.
Een AI Virtuele Receptionist kan ook buiten openingstijden bepaalde gesprekken afhandelen.
Bijvoorbeeld:
Zo blijft uw organisatie beter bereikbaar zonder dat medewerkers 24/7 aanwezig hoeven te zijn.
- openingstijden doorgeven;
- algemene vragen beantwoorden;
- contactgegevens verzamelen;
- terugbelverzoeken registreren;
- aanvragen voorbereiden;
- aangeven wanneer medewerkers weer bereikbaar zijn.
AI VIRTUELE RECEPTIONIST VOOR VERKOOP
Herken commerciële kansen en routeer ze correct. De AI kan bijvoorbeeld herkennen dat iemand:
- een offerte wil;
- informatie over een dienst zoekt;
- een kennismaking wil plannen;
- een nieuwe leverancier zoekt;
- door verkoop wil worden teruggebeld.
Daarna kan het gesprek worden doorgestuurd of kunnen relevante gegevens worden verzameld.
AI VIRTUELE RECEPTIONIST VOOR SUPPORT
Verzamel informatie voordat support het gesprek overneemt. Bij supportgesprekken kan een ai receptionist een eerste intake uitvoeren.
Bijvoorbeeld: "Waar heeft u een probleem mee?" "Sinds wanneer speelt het probleem?" "Krijgt u een foutmelding?"
De verzamelde informatie kan worden meegegeven wanneer het gesprek naar een supportmedewerker wordt doorverbonden.
AI VIRTUELE RECEPTIONIST VOOR MEERDERE VESTIGINGEN
Één intelligente ingang voor verschillende locaties. Organisaties met meerdere vestigingen kunnen AI gebruiken om bellers automatisch naar de juiste locatie te sturen.
Bijvoorbeeld: "Ik wil de vestiging Rotterdam spreken." "Kan ik iemand van administratie in Amsterdam spreken?"
Daarmee kunnen we meten of de oplossing daadwerkelijk tijd bespaart en voldoende betrouwbaar functioneert.
Pas daarna wordt verdere uitbreiding interessant.
MEERTALIGE AI RECEPTIONIST
Voorkom weer een losse applicatie
AI wordt interessanter wanneer het aansluit op d
Ondersteun bellers in meerdere talen
Moderne voice-AI kan afhankelijk van het gekozen platform meerdere talen ondersteunen.
Dit kan interessant zijn voor bedrijven met internationale klanten.
Welke talen en stemmen beschikbaar zijn, hangt af van de gebruikte AI-technologie.
e systemen die medewerkers al gebruiken.
Afhankelijk van de toepassing kan integratie relevant zijn met bijvoorbeeld:
AI VIRTUELE RECEPTIONIST & CRM
Koppel telefonisch klantcontact aan uw crm
Wanneer uw CRM geschikte integratiemogelijkheden biedt, kan de AI Virtuele Receptionist informatie koppelen aan het klantproces.
Afhankelijk van de inrichting kan bijvoorbeeld:
- contactinformatie worden verzameld;
- een lead worden voorbereid;
- een activiteit worden geregistreerd;
- een vervolgtaak worden aangemaakt;
- een medewerker worden geïnformeerd.
Welke informatie de AI mag lezen of verwerken wordt vooraf bepaald.
AI VIRTUELE RECEPTIONIST & AGENDA
Laat AI afspraken ondersteunen
Met een geschikte agenda-integratie kan een AI receptionist ondersteunen bij telefonische afspraken.
Reden van afspraak bepalen
↓
Juiste afspraaktype selecteren
↓
Beschikbaarheid raadplegen
↓
Gegevens van de beller verzamelen
↓
Afspraak registreren
↓
Bevestiging versturen
De exacte mogelijkheden hangen af van de gebruikte agenda- en telefonieomgeving.
AI VIRTUELE RECEPTIONIST & ZAKELIJKE TELEFONIE
Combineer AI met uw bestaande telefonieomgeving
Een AI Virtuele Receptionist werkt samen met uw zakelijke telefonieomgeving.
De bestaande omgeving blijft verantwoordelijk voor bijvoorbeeld:
- telefoonnummers;
- gespreksroutering;
- gebruikers;
- belgroepen;
- wachtrijen;
- openingstijden;
- doorschakelingen.
ATTComputer kan zowel de zakelijke telefonie als de AI-integratie verzorgen.
MENSELIJKE OVERDRACHT
AI weet wanneer een medewerker nodig is
Niet ieder telefoongesprek hoort volledig door AI te worden afgehandeld.
Menselijke overdracht kan bijvoorbeeld nodig zijn bij:
- klachten;
- complexe commerciële aanvragen;
- gevoelige situaties;
- escalaties;
- uitzonderingen;
- bedrijfskritische storingen.
Het doel is dat de beller altijd op de juiste manier wordt geholpen.
BEHEER & OPTIMALISATIE
Uw AI receptionist groeit mee met uw organisatie
Openingstijden, medewerkers, afdelingen en diensten veranderen.
Daarom moet ook een AI Virtuele Receptionist worden onderhouden.
Denk aan:
- kennis actualiseren;
- routeringen wijzigen;
- nieuwe medewerkers toevoegen;
- gespreksscenario’s verbeteren;
- foutieve interpretaties onderzoeken;
- integraties onderhouden.
ATTComputer kan ook het verdere technische beheer verzorgen.
WAAROM EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST VIA ATTCOMPUTER?
AI en zakelijke telefonie bij één partner
WAAROM EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST VIA ATTCOMPUTER?
AI en zakelijke telefonie bij één partner
Zakelijke Telefonie
Zakelijke Telefonie
AI & Automatisering
AI & Automatisering
Integraties
Integraties
Security
Security
Beheer
Beheer
VOOR WELKE ORGANISATIES?
AI receptie voor bedrijven die telefonisch goed bereikbaar willen blijven Een AI Virtuele Receptionist kan interessant zijn wanneer uw organisatie:
VOOR WELKE ORGANISATIES?
AI receptie voor bedrijven die telefonisch goed bereikbaar willen blijven Een AI Virtuele Receptionist kan interessant zijn wanneer uw organisatie:
- veel inkomende gesprekken ontvangt;
- regelmatig dezelfde vragen krijgt;
- veel gesprekken handmatig doorverbindt;
- buiten openingstijden bereikbaar wilt blijven;
- terugbelverzoeken wilt automatiseren;
- afspraken telefonisch wilt ondersteunen;
- meerdere afdelingen heeft;
- meerdere vestigingen heeft;
- telefonische intake wilt verbeteren;
- receptiewerk wilt ondersteunen.
Groeneveld
Case: Groeneveld DE ERVARING VAN GROENEVELD 1. Wat was voor jullie de belangrijkste IT-uitdaging voordat jullie met ATTComputer gingen samenwerken?
veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over ai automatisering
Wat is een AI Virtuele Receptionist?
Een AI Virtuele Receptionist is een spraakgestuurde AI-oplossing die inkomende telefoongesprekken kan aannemen, begrijpen waarvoor iemand belt en vervolgens een vooraf bepaalde actie kan uitvoeren.
Kan een AI receptionist echt met klanten praten?
Ja. Moderne voice-AI kan gesproken taal verwerken en natuurlijke gesprekken voeren.
Kan de AI gesprekken doorverbinden?
Ja, wanneer de telefonieomgeving dit ondersteunt. De AI kan de reden van het gesprek herkennen en de juiste bestemming selecteren.
Kan de AI openingstijden en andere vragen beantwoorden?
Ja. Een AI Virtuele Receptionist kan goedgekeurde bedrijfsinformatie gebruiken om veelvoorkomende vragen te beantwoorden.
Kan een AI receptionist afspraken maken?
Dat kan bij een geschikte agenda- of boekingsintegratie.
Kan de AI een terugbelverzoek registreren?
Ja. De AI kan gegevens verzamelen en het terugbelverzoek doorzetten naar een medewerker of systeem.
Werkt een AI Virtuele Receptionist 24/7?
De AI kan ook buiten reguliere kantooruren beschikbaar zijn. Welke functies 24/7 worden aangeboden bepaalt u zelf.
Kan de AI meerdere talen spreken?
Veel moderne voice-AI-platforms ondersteunen meerdere talen. De beschikbare talen verschillen per platform.
Werkt dit met Xelion, WidiX of x-bees?
Dat hangt af van de gewenste functionaliteit en technische integratiemogelijkheden. ATTComputer beoordeelt dit vooraf.
Kan de AI worden gekoppeld aan ons CRM?
Dat kan wanneer het CRM geschikte integratiemogelijkheden biedt.
Wat kost een AI Virtuele Receptionist?
De kosten hangen af van het gespreksvolume, de gebruikte AI- en spraaktechnologie, telefonieomgeving, integraties en gewenste automatisering.
veelgestelde vragen
veelgestelde vragen over een AI virtuele receptionist
veelgestelde vragen
veelgestelde vragen over een AI virtuele receptionist
KLAAR VOOR EEN AI VIRTUELE RECEPTIONIST?
Maak uw telefonische bereikbaarheid slimmer met AI
We bekijken welke gesprekken AI kan afhandelen en hoe de oplossing aansluit op uw huidige telefonie.
